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无纸化会议系统有哪些好处? 

什么是无纸化会议系统?

无纸化会议系统是一款专为党政机关、企事业单位、大型集团企业量身定制的无纸化会议系统,提供强大的会议应用功能,包括:会议信息上传、文件分发、阅读查看、文件批注、会议签到、投票表决、电子白板、文件交互传送、视频交互传送、会议交流、信息通知、会议服务、信息记录等;具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点;能够帮助会议组织者极大地降低工作压力,轻松进行会议现场管控,提高与会者的开会效率,同时节省大量资料印刷费用和投影设备,完全符合国家低碳、环保理念。

无纸化会议系统有哪些功能?

1、会前功能

功能模块:可根据会议情况选择人员管理、会议议程、议题管理、会议纪要、投票设置、会议交流、集中控制、人员安排等功能模块,无纸化会议终端匹配。

会议建立:可根据会议情况设置会议主题、主持人、秘书、开会时间与预期结束时间、会议地点等会议信息,无纸化会议终端匹配。

会议预设:系统支持会议预置功能,用户可根据会议情况提前设置好会议信息与议题文件,支持一键启动,支持预设多个会议信息,支持默认会议设置。

人员管理:与会人员的信息录入,支持一对一设置、支持人员信息批量导入,支持对人员权限设置:功能、广播权限、导出权限、免签功能、投标权限、文件查看权限。

议题管理:会前设置会议议题,支持多个议题同时设置,支持议题权限设置,议题文件格式不限,包括WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD等,同时支持音频格式MP3/WMA,支持图片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上传,支持原文件上传(不进行二次格式转换)。

投票管理:设置表决与投票内容,设置投票方式如:实名制、匿名投票,支持打分投票,支持自定义投票,支持选择性投票。

2、会中功能

智能签到:一键入会并签到,签到信息后台主机自动汇总并存储记录。

文件分发:会议进行中可分发资料文件,支持多类型多格式文件分发(文档、图片、PPT、PDF资料),支持原文件分发,支持临时文件与固定文件分发,实现会议全程无纸化。

浏览阅读:直观显示会议议题资料文件,支持多个议题文件同步显示,可任意点击搜索浏览,支持PPT动态播放,支持议题文件查看权限限制。

文件批注:会议进行中可对会议议题文件进行批注,支持一键启动批注,支持原文件批注与标注功能,支持保存原文件批注并自动上传后台主机,支持常用办公文件:WORD,PDF。

电子白板:支持个人使用与交互使用,支持多人同时共享在同一白板上书画,支持白板存档、载入,支持将白板内容同步到投影仪。

文件上传:无纸化会议终端面板带USB接口,可读取U盘文件并上传至后台主机。

投票表决:编辑会议投票标题、选项、说明、类型,会议过程中一键启动投票表决,支持投票终端将实时投票结果输出到大屏幕。

信号交互:会议文档、电子白板、视频播放、电脑桌面、文件批注可一键同屏广播到其他无纸化终端,支持异步浏览和跟踪主讲功能,支持同步广播权限设定。

互联互通:可以直接将会场的远程视频、摄像机、笔记本、电脑、DVD等各种高清图像、视频,广播到各个无纸化会议终端,进行同步显示,也可将会议终端视频或文件资料同步广播到投影仪或大屏。

异步浏览:会议进行中主讲人员启动同屏广播时,任意无纸化会议终端可选择异步浏览,退出同屏广播进入自由模板,支持一键跟踪主讲快速进入同屏广播状态,支持权限限制。

会议交流:会议进行中任意一台无纸化会议终端可进行会议信息发送,支持单选、多选收件人,支持发送、接收信息的实时显示,支持消息回复、公告发布,支持后台统一发通知与单独回复消息。

会议服务:会议进行中任意一台无纸化会议终端可进行茶水、文具、人员、要麦等服务呼叫。支持个性化呼叫服务、支持自定义呼叫。

控制功能:支持会议签到、会议议题、会议投票、交互信号、会议关闭等主持管理功能,支持任意一台会议终端设置功能,支持权限限制。

功能:支持会议终端功能,支持单、双、多功能,具备发起签到、系统自动签到、统一重置签到功能,具备会议控制功能。

会议通知:会议进行中支持后台统一发送通知到所有无纸化会议终端,支持后台点对点发送通知,支持前端会议终端发送消息到后台。

后台控制:后台主机支持统一控制无纸化会议终端,包括液晶升降、电源开启、电源关闭,同屏广播等功能。

3、会后功能

信息记录:可对会议后的各类信息进行记录,包括:签到信息、投票信息、文件批注、 人员信息、会议信息等,支持一键调用查看。

信息导出:可对会议信息导出至后台主机本地硬盘存储或传输至其他会议终端存储。

会议清空:自动、手动清空会议资料,支持服务器自动清空所有无纸化会议终端资料,支持会议终端自动清空本机所有会议资料。

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无纸化会议系统的好处有哪些?

1、智能高效

传统会议开始会议前需要做大量的准备工作,例如会议文件的准备、打印、装订、分发等工作。无纸化会议系统提供强大的会议管理功能,包括会议信息上传、文件分发、阅读查看、等多种功能。轻松进行会议现场管控,提高与会者的开会效率

2、绿色环保

节能环保、绿色发展是一个永恒的主题。在过去的会议里,需要大量的纸张开销及油墨,同时也需不少的人力。无纸化的应用不但解决了资源的浪费,还省钱省力省时。

3、安全保密

会议结束后,服务器自动清空所有无纸化会议终端资料。同时每次系统重起后,系统都会恢复到最初的状态。

4、操作简单

无纸化会议系统操作简便,界面清晰饱满、人机交互方式,提高参会者关注度及会议效果。

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